Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, wykazów akt i instrukcji archiwalnej

W związku z dużym zainteresowaniem projektem rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów oraz pojawiającymi się wątpliwościami w zakresie właściwego odczytywania zawartych w nim przepisów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wspólnie z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych uruchomiło stronę http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/ poświęconą udzielaniu odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.
Nowe regulacje zarządzania dokumentacją w administracji publicznej: Instrukcja Kancelaryjna, Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt, Instrukcja Archiwalna, Pytania i odpowiedzi
Zmierzają do końca prace legislacyjne nad uzgodnieniem projektu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
tu link: http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/200/ … yjnej.html

Adresatami rozporządzenia są:
    organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
    organy powiatu i starostwa powiatowe;
    organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
    organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.
Rozporządzenie ma zastąpić dotychczasowe przepisy wydane w osobnych aktach prawnych na podstawie ustaw:
    z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z poźn. zm)
    z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590, z późn. zm),
    z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ((Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.)
    z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206).
W stosunku do dotychczasowych regulacji zakres nowego rozporządzenia został poszerzony o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie ma ponadto uwzględnić istnienie dokumentacji w różnej postaci w tym elektronicznej. Wymagania te wynikają z przepisów art. 6 ust. 2b i 2c ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).
Projekt rozporządzenia wywołał żywą dyskusję związaną z tym, czy nie spowoduje on problemów w sprawnym funkcjonowaniu urzędów, a przede wszystkim dodatkowych kosztów, niezaplanowanych na rok 2011. Pojawiły się liczne postulaty domagające się spowolnienia prac umożliwiającego wprowadzenie licznych zmian w wykazach akt i wydania rozporządzenia z vacatio legis co najmniej półrocznym.
Zasadniczym celem rozporządzenia jest umożliwienie tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej i zastąpienie nimi tradycyjnych teczek aktowych, nawet w przypadku, gdy korespondencja wpływająca i wychodząca jest w postaci papierowej.
Aby było to możliwe i powstające elektroniczne akta spraw były wiarygodne, a w szczególności mogły stanowić dowód sposobu załatwiania sprawy w urzędzie, systemy teleinformatyczne wykorzystywane do elektronicznego zarządzania dokumentacją muszą spełniać szereg ważnych i często skomplikowanych wymagań. Z tego powodu z pewnością nie wszystkie podmioty objęte rozporządzeniem zdecydują się na prowadzenie akt spraw w postaci elektronicznej. Jednak prowadzenie akt spraw w postaci elektronicznej to jeszcze nie obowiązek, a jedynie możliwość. Decydując się na kompleksową informatyzację urzędu trzeba bowiem posiadać nie tylko odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, ale także odpowiednio wyszkolonych pracowników, a przede wszystkim dobry plan zachęcania interesantów i współpracujących urzędów do elektronicznego kontaktowania się. Nie zawsze bowiem informatyzacja przyniesie natychmiastowe efekty w postaci 24-godzinnej dostępności urzędu i sprawniejszej jego pracy.
Rozporządzenie dopuszcza więc dotychczasowy sposób tworzenia akt spraw i zapewne jeszcze przez pewien czas się to nie zmieni. Ostrożność w tym zakresie jest uzasadniona, ponieważ nie mamy jeszcze w Polsce dużego doświadczenia w przechowywaniu, a przede wszystkim w przekazywaniu dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej kolejne etapy załatwiania sprawy dla organów upoważnionych do jej otrzymywania (np. organy wyższej instancji, sądy administracyjne).
Jednak przypadku pozostania przy tradycyjnym sposobie gromadzenia i prowadzenia akt spraw, w projekcie rozporządzenia przewidziano niewielkie zmiany.
Licznie zgłoszone uwagi do poszczególnych projektowanych przepisów wyrażające przede wszystkim obawę o to, czy można będzie się szybko dostosować do nowych przepisów i wskazujące na brak pozycji wykazu akt odnoszących się do konkretnych zadań wymienionych w przepisach prawa zbliżają się do tysiąca. Niezależnie od tego że wszystkie uwagi są rozpatrywane na bieżąco przygotowano niniejszą informację aby odpowiedzieć na najważniejsze i najczęściej wyrażane obawy.
Lista będzie rozbudowywana. Pytania prosimy kierować:
    w zakresie rozporządzenia i instrukcji kancelaryjnej na adres: ik@mswia.gov.pl
    w zakresie jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji archiwalnej na adres dkn@archiwa.gov.pl
Najważniejsze i często pojawiające się pytania będą pojawiały się na tej stronie wraz z odpowiedziami.



Pozdrawiam Serdecznie

Jakub Paprotny
Kierownik Archiwum
Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego

Ostatnio edytowany przez MB77 (2010-12-14 10:20:59)