49 edycja seminarium w cyklu Akademia Prawa Komputerowego 

ARCHIWA ZAKŁADOWE A DOKUMENTACJA ELEKTRONICZNA

Warszawa, 29 czerwca 2011 r.



Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna lub jej część w jednostce, zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów wytworzonych w danej instytucji oraz przez nią otrzymanych, a niepotrzebnych już do bieżącego urzędowania. Archiwum zakładowe zajmuje się także ewidencjonowaniem, udostępnianiem oraz - po upływie ustawowo określonego czasu - przekazywaniem swoich materiałów archiwalnych kat. A do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, a także brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej.

Podczas seminarium przedstawimy Państwu informacje o tym jak należy organizować działania archiwum zakładowego, jak tworzyć akta sprawy w postaci cyfrowej oraz jakie są przewidywane funkcje archiwum zakładowego w warunkach EZD, a p. Kazimierz Schmidt odpowie na Państwa pytania i wyjaśni wątpliwości związane z nową instrukcja kancelaryjną.

Zapraszamy do udziału.



Prowadzenie obrad: Kazimierz Schmidt, Departament Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA



10:00      Wykład wprowadzający: Archiwistyka cyfrowa - już czy zaraz?

dr Wojciech Woźniak, Narodowe Archiwum Cyfrowe



10:45      Wykład: Jak tworzyć akta sprawy w postaci cyfrowej

Zbigniew Solarski, Podkarpacki Urząd Wojewódzki



11:20      Case study: Jak tworzymy akta sprawy w postaci cyfrowej

- Rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących

- Wykonywanie dekretacji, akceptacji

- Gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw prowadzenie rejestrów

Magdalena Sawicka, pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku 



12:15      Przerwa na lunch



12:45      Wykład i dyskusja: Przewidywane funkcjonowanie archiwum zakładowego w warunkach EZD

- Rola przy tworzeniu akt spraw (doradzanie i koordynacja)

- Przejęcie nadzoru nad aktami spraw w EZD

- Przejmowanie składów chronologicznych

- Udostępnianie przejętych akt

- Przekazywanie do archiwów państwowych.

Kazimierz Schmidt, Departament Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA 



13:45      Wykład: Organizacja i zasady działania archiwum zakładowego

- Organizacja archiwum zakładowego

- status prawny archiwum zakładowego

- terminologia

- instrukcja  o organizacji  i funkcjonowaniu archiwum zakładowego

- Zadania archiwum zakładowego, w szczególności:

- przejmowanie dokumentacji w postaci tradycyjnej i elektronicznej (zasady i nomy)

- przechowywanie i zabezpieczanie (normalizacja wyposażenia, mebli, aparatury i urządzeń)

- ewidencjonowanie

- udostępnianie

- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

- Wykorzystanie narzędzi informatycznych w „tradycyjnym” archiwum zakładowych

Mgr Katarzyna Pepłowska, Uniwersytet Mikołaja Kopernika



14:20      Przerwa, poczęstunek



14:40      Wykład i dyskusja: Nowa instrukcja kancelaryjna - najważniejsze zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości.

- Kryteria wyboru sposobu dokumentowania załatwianych i rozstrzyganych spraw (EZD czy tradycyjnie?)

- Ważniejsze definicje (dokument elektroniczny, odwzorcowanie cyfrowe a naturalny dokument elektroniczny, sprawa i akta sprawy, metadane, pismo, przesyłka)

- Zakres podmiotowy obowiązywania nowej instrukcji,

- Korespondencja przychodząca  -  drogi wpływu do urzędu (papier, e-mail, elektroniczna skrzynka podawcza)

- Wewnętrzny obieg akt i dokumentów elektronicznych w urzędzie - dlaczego elektroniczne akta sprawy mają być tylko w komórce merytorycznej

- Instrukcja kancelaryjna w kontekście innych przepisów wprowadzonych ustawą z 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji (w tym w sprawie sporządzania i doręczania pism w postaci dokumentów elektronicznych)

Kazimierz Schmidt, Wydział Systemów Informatycznych Administracji Publicznej Departamentu Informatyzacji MSWiA



16:00      Zakończenie programu, wręczenie certyfikatów



INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Termin: 29 czerwca 2011 r.

Miejsce: Warszawa

Koszt udziału 1 osoby wynosi:



390 zł + 23% VAT - zgłoszenia do 10 czerwca       

570 zł + 23% VAT - zgłoszenia od 11 czerwca

900 zł + 23% VAT - przedstawiciele firm sektora IT oferujących produkt lub usługę z zakresu tematycznego seminarium



Powyższy koszt obejmuje: udział w obradach, materiały zawierające omówienie wszystkich wykładów, konsultacje pozaprogramowe, certyfikat udziału, bufet kawowy i lunch w przerwach.

______________________________________________________________________________

Zgłoszenia:

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego:

faksem – formularz w załączeniu

bądź elektronicznie: http://www.cpi.com.pl/imprezy/2011/azde … arz_cc.php

______________________________________________________________________________

Organizator zastrzega możliwość odmowy przyjęcia zgłoszenia w wybranym terminie ze względu na brak wolnych miejsc. O przyjęciu decyduje kolejność przesyłania zgłoszeń.

Wszelkie informacje można uzyskać pisząc na adres mailto:cpi@cpi.com.pl lub telefonicznie (022) 870-69-78

______________________________________________________________________________

Biuro organizacyjne:

Centrum Promocji Informatyki sp. z o. o.

tel. /22/ 870 69 78, /22/ 871 85 51

fax /22/ 870 69 95, /22/ 871 85 56

ul. Międzyborska 50, 04 -041 Warszawa

NIP 526-020-98-40, KRS 0000208659

XIII wydział gospodarczy KRS

Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie

wysokość kapitału zakładowego 50 000

www.cpi.com.pl



Niniejsze zaproszenie przesyłane jest wyłącznie do uczestników, lub osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji o seminariach podczas rozmowy telefonicznej.
Jeśli nie chcą Państwo otrzymywać informacji o najnowszych imprezach CPI proszę o odesłanie emaila wpisując NIE, zachowując treść wiadomości.